（一）期望用語
得視需要酌用「請」、「希」、「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見覆」。
（二）准駁性、建議性
之公文用語，必須明確肯定。
（三）直接稱謂用語：
1.有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。
2.對無隸屬關係之機關：上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。
3.對機關首長間：上級對下級稱「貴」，自稱「本」；下級對上級稱「鈞長」，自稱「本」。
4.機關(或首長）對屬員稱「台端」。
5.機關對人民稱「台端」、「女士」、或通稱「君」、「台端」；對團體稱「貴」，自稱「本」。
6.行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱「貴機關」或「貴單位」。
（四）間接稱謂用語：
1.對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」。
2.對個人一律稱「先生」、「女士」或「君」。
公文用語參考表
稱謂語
類別
用語
適用範圍
備註
起首語（指公文起首所用之發語詞）
查
有關
關於
謹查
茲
通用。
制定
訂定
修正
廢止
公布法律、發布命令用。
特任
特派
任命
派
茲派
茲聘
茲敦聘
僱
任用人員用。
鈞
有隸屬關係之下級機關對上級機關使用，如「鈞部」、「鈞局」。
前均應空一格示敬，為上行公文用語。
大
對無隸屬關係之上級稱謂語，如「大部」、「大院」。
前均應空一格示敬，為上行公文用語。
貴
有隸屬關係及無隸屬關係之上級機關對下級機關、或無隸屬關係之平行機關、或上級機關首長對下級機關首長、或機關與人民團體間用，如「貴會」、「貴社」。
前均應空一格示敬。
鈞長
鈞座
屬員對長官、或有隸屬關係之下級機關首長對上級機關首長用。
遇平行機關或人民團體時，前可空一格以示互重。
台端
機關或首長對屬員、或機關對人民用。
平行公文用語。
本
機關學校社團或首長自稱，如「本縣」、「本校」、「本部長」、「本院長」等。